Outlook 最佳做法：编写出色的电子邮件

可以执行的操作

以下规则将帮助你的电子邮件看起来专业，并传达你的消息。

在发送邮件之前先阅读。

保证你的主题说明清晰，并且以行动为导向。 例如：“经理：请发送董事会撤退日期”包含组名称和操作，以便收件人可以快速告知他们需要执行的操作。 其他有用的前缀包括“FYI：”和“需要操作”。

如果需要操作，请在“主题”行上说明所需内容。

如果会话主题更改，请更改邮件的主题。

所有邮件都要保持简明扼要。

从 最重要到最不重要地组织邮件内容。

考虑 加粗重要信息 。

将操作项或问题放在单独的行上 ，使它们脱颖而出并受到注意。

提问 时大胆的人的名字。 例如：“Ryan：项目的状态是什么？ 如果将 Outlook 2016 与 Microsoft 365 配合使用，请考虑使用 @Mentions。

限制 向需要阅读邮件的人员发送消息的人数。

将需要通知的人员置于 抄送 行中。

将需要响应或采取操作的人员置于 “To ”行上。

在适当的时候

使用

签名，但请保持签名简单、简短、专业，并且尽可能不使用图形。

如果想要立即响应，请不要发送电子邮件。 改为拨打电话或发送即时消息。

如果你在电子邮件对话中有超过 10 封邮件 ，但没有解决方案，请考虑打电话或设置会议来讨论该问题。 电子邮件并不总是解决复杂的问题有效媒介。

确认需要更为广泛响应的邮件。 如果你太忙而不能立即给出一个完整的答案作为响应，应让寄件人知道你在研究这个问题，并将在一定的时间或日期之前作出响应。 标记邮件以提醒自己稍后答复。

请谨慎使用高重要性 ( ) 。

注意: 即使已设置延迟发送规则，将邮件标记为 “高重要性 ”也会立即发送。

如果你在提问，并且有几个人可以回答， 请只选择一个人 ，而不是将你的问题发送到一个组。

写好电子邮件的关键是与收件人同理心。

后续工作：发送时对其进行标记

当你向某人发送邮件征求响应时，请执行以下操作：

在发送时自行标记它。

将 To-Do 栏中已标记的电子邮件任务的名称更改为“ 跟进”。

将其标记为“@等待”类别。

执行这三个步骤时，你知道下一步操作是发送另一条消息或查找响应。

提示 提醒自己发送另一封邮件通常比为收件人标记邮件更为有效。 同样，当你在邮件中承诺做某事时，也请将其标记出来，这样你的“待办事项栏”中就会增加一项任务以提醒你。

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